“以前外出检查项目章使用情况，一个项目就得耗一个小时，远点的工地得耗一上午，现在通过智慧印章系统，十分钟就搞定，大大提高了我们的工作效率！”
“戴上智慧锁的印章方便我们实时监控，大大降低了因偷盖漏盖等违规用印行为引发的经济纠纷与法律责任纠纷风险，省事省时省钱。”
近来，说起智慧印章系统设备给工作带来的便利，广州建筑集团下属四建公司的员工们都纷纷竖起大拇指，一场企业管理革新的生动实践已经悄然上演。
在建筑行业，传统印章跟着项目走，使用频率高。在“点多面广”的作业环境下，项目印章管理至少存在四大弊端：一是印章数量多，远程监管困难；二是盖章资料存档困难；三是手工登记容易出现错漏；四是难以实现对印章使用情况进行全面、准确的追溯。稍有不慎就容易出现超范围、超权限用印等不规范、不可控问题，在实际工作中极易引发法律风险。
▲传统印章存放环境，以及管理人员到项目现场检查传统印章使用的场景
2018年，公安机关不再对项目专用章出具《刻制许可证》，下属四建公司采用公证处做公证（代替公安机关备案）的方式，对项目章加强风险管控。但无论是备案还是做公证，只能起到部分事后补救的作用，并不能在事前预防和在事中进行监控。
2021年4月，下属四建公司党委书记、董事长张伟斌牵头成立调研小组，制定创新智慧印章管控的需求和实施计划，决定给传统印章装上“智能锁”——通过物联网技术实时采集用印数据，重构“申请-审批-用印-归档”全流程闭环，搭建起“平台+终端+APP”三位一体的智慧管理系统。
▲智慧印章管控系统
七个月后，系统正式投用，指尖轻点便能完成审批，实现印章使用全程留痕。通过智慧印章系统，项目部随时随地可通过PC或手机发起用印申请，审批人在线审批并向印管员发送用印授权码。印管员在设备上进行身份认证（人脸监测+指纹识别）后，解锁进行盖章。盖章时，系统自动比对与原文件差异，全程电子文件自动留档。公司本部系统可实时在线检查项目用印情况，随时对项目专用章使用进行管理监督，有效降低项目章使用不规范带来的法律风险。
▲智慧印章工作原理
改革成效令人欣喜。三年来智慧印章应用到33个项目中，累计发起20多万次用章申请、16多万次盖章操作，用印记录100%强制留痕，平均审批时间从8小时压缩至15分钟。同时，项目经理发现，系统不仅能远程管控用章，也能借此把控项目进度与用印资料是否协同。更深远的是，曾经的风险洼地筑起了“事前防范—事中监控—事后追溯”的全流程风控堤坝，极大节约了人力、时间成本，实现高效、合规、降本。
▲项目印章管理模式
智慧印章系统设备的引入，不仅是一次技术升级，更带动了合同管理、外来函件管理、工作督办管理等多个流程的数字化转型，有效赋能企业经营管理。广州建筑集团将继续支持四建公司将改革基因注入质量管理、安全监管等工作，以持续创新为企业的发展注入新的动力。
来源 | 四建公司 李铖琪 何嘉慧
编发 | 集团党群工作部 龙锟 李建南
集团办公室品牌与公共关系部 刘奥赟
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